Instrumentul ideal pentru suportul proceselor de HR

Ce urmărești la un tool suport pentru funcția de HR? 

HR-ul a evoluat foarte mult în ultimii ani, de la funcția de departament de personal la acțiuni strategice – selecția persoanelor potrivite, managementul performanței și recompensării, trainingul personalului.

În prezent, funcția de HR este integrată business-ului și răspunde unor întrebări mai complexe: cum putem dezvolta lideri care să promoveze și să reinstituie valorile companiei, cum identificăm decalajele în competențe și cum le acoperim prin programe de dezvoltare, cum identificam high performerii și succesorii pozițiilor cheie pentru a avea o organizație flexibilă și cum menținem un sistem echitabil și motivant de recompensare?

În contextul unei piețe dinamice, pentru a se menține competitiv, un business este nevoit să adopte și integreze schimbarea. Pentru a fi eficient, HR-ul își va alinia obiectivele cu strategia de business, cee ce se va reflecta în nevoi crescute de interdependență a practicilor, pentru asigurarea coerenței acțiunilor, de flexibilitate, pentru adaptarea permanentă a practicilor de HR la nevoile companiei și de comunicare, pentru transparența proceselor și simplificarea interacțiunii.

Interdependență – Procese integrate

Indiferent de complexitatea practicii de HR, derularea proceselor pe aplicații separate este ineficientă, timpul consumat pentru corelarea datelor și consolidarea informațiilor în vederea raportării și costul pentru întreținerea mai multor aplicații sunt exponențial mai mari decât gestionarea proceselor cu ajutorul unei singure platforme.

Ideal este să ai acces la toate informațiile de HR ale organizației printr-o singură autentificare și în cadrul aceleiași platforme aplicațiile să comunice în mod interactiv. Interactivitatea ușurează în mod considerabil procesele, elimină acțiuni redundante, facilitează accesul rapid la informații și documente. Mai mult, în baza informațiilor foarte diverse regăsite în aceeași bază de date se pot genera rapoarte complexe și complete și se pot urmări indicatori la nivel de companie.

Un alt avantaj al interdependenței este acela că între aplicațiile integrate se pot preconfigura fluxuri automate, care vor ușura comunicarea între practici, de exemplu transferul automat al datelor personale ale unui candidat din aplicația de selecție și recrutare în aplicația de gestiune a personalului, cu generarea automată a documentelor necesare la angajare, transferul automat al timpului lucrat și validat din aplicația de gestiune a timpului în aplicația de calcul salarial, sau transferul nevoii de dezvoltare identificate în cadrul procesului de evaluare în aplicația de gestionare a programelor de training.

O platformă completă trebuie să ofere posibilitatea accesării și salariaților companiei. La autentificarea pe platformă, în spațiul personal, salariații ar trebui să poată accesa, la rândul lor, toate informațiile  în ceea ce-i privește: date personale, fluturaș de salariu, timp lucrat, să poată iniția cereri de concediu, să poată vizualiza detalii privind programele de training, să poată completa formularele necesare în procesul de evaluare.

Flexibilitate

Soluții standard, care aplicate unei companii, să asigure performanța practicilor de HR nu există. Sigur că există cele mai bune practici, că sunt metode care dau rezultate într-o varietate de modele de business, dar de cele mai multe ori nu există soluții universal valabile pentru a asigura succesul practicilor de HR într-o companie. Cel mai probabil, ingredientul care face diferența în condițiile actuale de piață este inovația, care adaptează modele de succes și cele mai bune practici în domeniu propriei culturi și particularizează practicile companiei.

Design-ul proceselor de HR se adaptează astfel unicității business-ului, planificarea resurselor, prin identificarea talentelor necesare, selecția, motivarea, recompensarea, dezvoltarea resurselor umane sunt procese care necesită alinierea cu strategia de business, aflată  într-o continuă schimbare.

Procesele de HR vor fi obiectul unei continue adaptări de structură și conținut și pentru gestionarea lor va fi nevoie de instrumente flexibile, flexibilitate atât la design-ul proceselor, cât și în posibilitatea de modificare ulterioară, care va da utilizatorilor independența de a implementa cu ușurință schimbarea.

Comunicare

Comunicarea este esențială pentru a crea o cultură a inovației, în care sunt încurajate discuțiile deschise, colaborarea, diversitatea, valori pozitive care facilitează exprimarea liberă a ideilor.

Pentru a servi nevoilor de comunicare dintr-o companie, o platformă software ar trebui să integreze un instrument social, prin care salariații să poată comunica, să poată publica mesaje și documente către alți utilizatori sau către grupuri de utilizatori. Interactivitatea unei platforme este în egală măsură importantă pentru facilitarea comunicării, pentru aceasta, platforma ar trebui să trimită notificări la începerea/finalizarea de etape sau când anumite acțiuni sunt necesare.

Astfel de funcționalități elimină bariere ierarhice și asigură transparență în interiorul companiei, aspecte care în final vor câștiga încrederea salariaților, vor cultiva colaborarea și vor atrage angajamentul acestora.

 

Cristina Simion, 

Operations & Communications Manager, Romanian Software