#dialogurileBusinessMark. Ramona Puia, IKEA România: „Liderii trebuie să îşi cultive şi să îşi dezvolte agilitatea emoţională şi de afaceri pentru a putea conduce în vremuri nesigure”

Ramona-Nicoleta Puia, People & Culture Manager, IKEA România a fost invitata noastră la #dialogurileBusinessMark. Împreună am abordat subiecte de interes precum: angajații IKEA din „prima linie”, recrutarea de candidați în pandemie, beneficiile pentru care aceștia optează, adaptarea angajaților la noua realitate de la locul de muncă și multe altele, pe care le puteți descoperi în interviul de mai jos


Cum a afectat COVID-19 departamentul din care faceţi parte? Care sunt cele mai importante măsuri luate de departamentul/organizaţia dumneavoastră de la începutul pandemiei?

Ramona Puia: „Departamentul People & Culture a trebuit să adapteze şi să transfere toate procesele si operatiunile într-un mediu complet digitalizat, într-o perioadă de timp foarte scurtă, de la începutul apariţiei COVID19 în România. Am reuşit să echipăm rapid toţi membrii echipei noastre cu toată infrastructura necesară, să stabilim noi modalităţi de lucru cu toţi colegii noştri şi, în acelaşi timp, să sprijinim echipele care îşi desfăşoară activitatea din magazin, in aria de e-commerce.

Am dorit să facem tot ce este posibil pentru a proteja mijloacele de existenţă ale angajaţilor noştri, menţinând în acelaşi timp continuitatea afacerii în această perioadă extraordinară. Am decis să suplimentăm subvenţia guvernamentală pentru angajaţii noştri din România, aflaţi în şomaj tehnic, astfel încât cei afectaţi de închiderea temporară a magazinelor noastre să primească cel puţin 90% din venitul lor. Pentru a ne proteja atât angajaţii cât şi clienţii, toate serviciile noastre au fost modernizate pentru a fi complet contactless, în timp ce, în magazin, colegii noştri sunt protejaţi prin practici de igienă sporite, echipament de protecţie şi măsuri de distanţare fizică.

În situaţia actuală, angajaţii noştri sunt cele mai importante resurse ale companiei noastre şi depunem toate eforturile pentru a asigura un mediu de lucru sănătos si sigur şi pentru a le proteja bunăstarea. În această perioadă, am devenit o mare echipă şi am colaborat impreuna spre obiectivul comun – să ne întâlnim online cu toţi clienţii noştri din România şi să-i ajutăm să îşi îndeplinească nevoile de amenajări interioare în timpul acestei perioade de pandemie.”

Organizaţia dumneavoastră efectuează încă recrutări în ciuda situaţiei actuale? Dacă da, îmi puteţi spune ce caută candidaţii în prezent? Beneficiile încă sunt o cerinţă prioritară pentru ei?

Ramona Puia: „Am trecut de la interviurile tradiţionale faţă în faţă la interviurile digitale şi chiar la centre de evaluare digitală şi am continuat să căutăm candidaţi potriviţi pentru posturile vacante.

În prezent, candidaţii isi doresc un mediu de lucru sigur şi se aşteaptă să poată avea o flexibilitate a muncii, adică să îşi aleagă programul şi să poată lucra de acasă, dacă este posibil, în special în condiţiile actuale cu COVID19. Cele 3 beneficii principale sunt încă abonamentul/asigurarea medicală privată, diurna de transport şi tichetele de masă.”

Multe companii din România au hotărât să le permită angajaţilor să lucreze de acasă pentru prima dată. Ne puteţi spune ce strategii putem adopta pentru a ajuta persoanele care nu sunt obişnuite să lucreze de la distanţă?

Ramona Puia: „Am implementat munca la domicliu, pentru multe roluri fiind o premieră şi a fost o mobilizare fantastică din partea tuturor funcţiilor de suport implicate. Reacţiile au fost foarte pozitive, în special pentru cei care locuiesc la distanţă mare de magazinele noastre şi care au putut să investească timpul petrecut cu transportul în alte activităţi personale sau să petreacă mai mult timp acasă cu copiii lor.

Am avut diferite abordări de la o echipă la alta în ceea ce priveşte modul de organizare a activităţii atunci când se lucrează de acasă, dar câteva strategii pe care le-am aplicat în această perioadă s-au dovedit foarte utile în vremea pandemiei. Am hotărât să comunicăm chiar mai des ca înainte cu liderii şi colegii noştri prin şedinţe digitale lunare cu toţi angajaţii şi şedinţe zilnice de management, dar şi prin toate canalele noastre interne de comunicare. De asemenea, am investit în dezvoltarea liderilor noştri şi i-am ajutat să îşi sprijine şi mai bine echipele în aceste vremuri dificile.

Printre alte măsuri, am creat un “Canal virtual de studiu”  (Online Learning Room) unde toată lumea are acces la diferite materiale şi training-uri despre lucrul de acasă şi modalităţi de a face asta, informaţii generale despre situaţia actuală şi măsuri şi acţiuni adoptate de Ingka Group în această perioadă de pandemie.”

Există totuşi angajaţi ale căror locuri de muncă nu le permit să lucreze de acasă. Ce măsuri a luat departamentul dumneavoastră pentru a le oferi un mediu de lucru sigur?

Ramona Puia: „Da, este adevărat că, în această perioadă, am avut 40% din angajaţii noştri în prima linie, lucrând în magazine pentru a sprijini afacerea online din România. De la început, am lucrat şi am investit resurse în crearea unui mediu sigur pentru ei şi familiile lor şi prima măsură hotărâtă a fost să închidem temporar magazinele, începând cu 20 martie. Apoi, am început să lucrăm folosind două echipe care să nu se întâlnească niciodată, pentru a reduce riscul unei contaminări în masă.

Toţi colegii noştri au fost instruiţi cu privire la toate măsurile de siguranţă şi distanţare socială recomandate de autorităţile locale şi puse în aplicare în IKEA România. Colegii noştri au fost echipaţi cu măşti, mănuşi şi viziere pentru a-i proteja în timpul lucrului şi deplasării la magazine. În plus, comunicarea a fost intensificată pentru ca toţi angajaţii să fie conştienţi de toate măsurile de mai sus şi au fost oferite mese şi băuturi gratuite tuturor colegilor noştri care au lucrat în magazine pentru aria de e-commerce, deoarece restaurantul angajatilor a trebuit să fie închis în această perioadă de pandemie.”

Ce a făcut departamentul HR pentru a sprijini angajaţii care se confruntă cu probleme de sănătate mintală cauzate de anxietate / frică / singurătate?

Ramona Puia: „Am dezvoltat o colaborare strânsă cu toţi liderii noştri, prin Specialistii People & Culture  dedicaţi, care au ca sarcină principală să îi instruiască şi să îi îndrume pe lideri despre cum să îşi sprijine mai bine echipele, să identifice dacă un membru al echipei are vreo problemă şi să-i fie mai aproape şi să ajute colegul respectiv să depăşească acest moment dificil din viaţă. În plus, toţi angajaţii noştri din IKEA Romania pot solicita sprijin suplimentar prin programele de asigurare privată de sănătate pe care le furnizăm.

Vom continua să investim în siguranţa angajaţilor noştri prin pregătirea Programului de Asistenţă pentru Angajaţi – un sistem de asistenţă prin telefon care sa acopere diferite aspecte: financiar, juridic, medical, nutriţie, emoţional, durere şi pierdere. Vom continua să furnizăm sprijin individual suplimentar prin reţeaua noastră de coaching şi alţi specialişti şi vom oferi, de asemenea, programe de training despre mindfulness, despre cum sa gestionezi teama şi stresul, construirea rezilienţei şi, nu în ultimul rând, programe de dezvoltare a liderilor despre cum să conduci intr-o noua eră.”

Cum ar trebui să comunice organizaţia cu angajaţii săi pentru a evita creşterea nesiguranţei în rândul acestora?

Ramona Puia: „Cred că este crucial să comunici într-un mod foarte transparent tuturor angajaţilor, prezentându-le deciziile în mod direct şi arătând motivul din spatele deciziilor cu impact. Liderii joacă un rol important la IKEA şi ne ajută să ajungem la cât mai mulţi angajaţi împreună cu specialiştii noştri în comunicare internă, folosind toate canalele noastre interne de comunicare.”

Putem vorbi totuşi despre o ‘employee experience’ din moment ce mulţi oameni lucrează de acasă? Ce putem face pentru ca angajaţii să poată avea în continuare acel sentiment de apartenenţă la organizaţie?

Ramona Puia: „O “Experienţă a angajaţilor” pozitivă este foarte importantă în crearea unui nivel de entuziasm şi implicare în rândul colegilor noştri, iar aceasta se construieste în timp, prin diferite experienţe la locul de muncă, evenimente pe care le organizăm pentru toţi angajaţii noştri şi o bună comunicare şi colaborare între aceştia şi liderii noştri. Deşi o parte dintre colegi lucrează de acasă în această perioadă, continuăm să comunicăm cu ei, să îi informăm mereu despre evoluţia afacerii noastre şi atmosfera din magazine folosind toate instrumentele digitale disponibile. Aşteptăm ca această perioadă să treacă cât mai curând şi, în ciuda faptului că fizic suntem deconectaţi de o parte a echipei mari, emoţional suntem legaţi mai mult ca oricând în aceste zile.”

Ce poate face organizaţia pentru a menţine oamenii concentraţi şi motivaţi, fie că lucrează de acasă sau nu?

Ramona Puia: „O acţiune importantă este să investim în toţi liderii noştri şi să-i pregătim pentru a şti cum să facă faţă situaţiilor dificile şi cum să îi conducă  pe membrii echipelor de la distanţă, pentru o perioadă nedeterminată, aşa cum se întâmplă în prezent. Alte acţiuni importante sunt crearea unei Academii interne de instruire în cazul în care nu există deja sau oferirea de acces colegilor la diferite platforme de învăţare sau parteneriate cu furnizorii locali de formare profesională, pentru a-şi dezvolta competenţele şi a dobândi abilităţi noi adaptate perioadei dificile pe care o traversăm. Bunătatea şi empatia sunt întotdeauna de ajutor, deoarece noi toţi avem diferite situaţii familiale acasă, care nu sunt întotdeauna uşor de separat de muncă.”

Această pandemie va schimba procesele şi procedurile de lucru? Dar interacţiunea dintre angajaţi?

Ramona Puia: „După ce această pandemie va trece, cred că nu vom putea să ne întoarcem la aceleaşi procese ca înainte de COVID19. În această perioadă, am testat şi am pus în aplicare noi modalităţi de lucru pe care putem continua să le dezvoltăm astfel încat să îmbunătaţim procesele vechi.

O perspectivă importantă a fost modul în care membrii echipei care lucrau din diferite părţi ale lumii spre un obiectiv comun au interacţionat şi au reuşit să colaboreze, să creeze şi să pună în aplicare noi modalităţi de lucru pe care le-am aplicat în magazinele noastre. Interacţiunile umane sunt importante pentru noi, fiind o companie umanistă şi condusă de valori, şi contribuie mult la consolidarea relaţiilor profesionale între colegii noştri. Iar tehnologia ne-a ajutat mult în această perioadă pentru a păstra legătura şi pentru a desfăşura activitatea de e-commerce, asigurându-ne în acelaşi timp că toate măsurile de siguranţă sunt întotdeauna aplicate.”

Care este cea mai importantă lecţie învăţată în ultimele două luni?

Ramona Puia: „Probabil fiecare dintre noi poate face o diferenţă în echipa în care se află, în organizaţia din care face parte şi în societate, atât timp cât acţionează cu bună credinţă şi cu intenţii nobile.”

În opinia dumneavoastră, care sunt calităţile pe care trebuie să le aibă un lider în vremuri de criză naţională şi globală?

Ramona Puia: „Cred că liderii trebuie să îşi cultive şi să îşi dezvolte agilitatea emoţională şi de afaceri pentru a putea conduce în vremuri nesigure, exact situaţia cu care ne confruntăm cu toţii în prezent cu această pandemie.

Rezilienta şi conducerea cu compasiune sunt alte două calităţi importante ale unui lider bun. Şi nu în ultimul rând, să păstreze şi să cultive o atitudine pozitivă transformând provocările în oportunităţi.”


Despre Ramona:

Puia Ramona-Nicoleta este People & Culture Manager la Ikea România din februarie 2018. Ea lucrează în resurse umane din 2011, iar între 2006 și 2018 a profesat în domeniul bancar. A urmat cursurile Academiei de Studii Economice din Bucuresti, Master Managementul Resurselor Umane. Alte certificări: Associate al Chartered Institute of Personnel and Development UK, Certificate in Human Resources Practice (QCF), Level 3.


Ați ratat primele articole din seria „Dialogurile BusinessMark”? Le puteți citi aici: 

#dialogurileBusinessMark. Andreea Van den Bosch, Bombardier Transportation Romania: „Este important ca liderii să rămână la fel de aproape de echipele lor, ca atunci cand erau la birou. Să nu cadă în capcana micro-managementului”

#dialogurileBusinessMark. Florentina Greger, Zitec: „Oamenii au nevoie să simtă că nu sunt singuri în această luptă cu pandemia, că organizația le este aproape și îi pune pe primul loc în priorități”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Voinea, BCR: „Atunci când cultura organizațională este recunoscută și însușită de toți colegii, lucrurile merg de la sine chiar și remote”

#dialogurileBusinessMark. Anca Grezov, Danone: „Nevoia de relaționare se resimte pe parcursul tuturor etapelor emoționale prin care trecem în munca de acasă”


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/