#dialogurileBusinessMark. Lavinia Răducu, Philip Morris Romania: „Coronavirusul este un profesor dur, de la care învățăm despre noi, despre compania în care lucrăm, despre cultura organizațională și despre oameni și omenire, în general”

Lavinia Răducu, Human Resources Manager la Philip Morris Romania a fost invitata noastră la #dialogurileBusinessMark. Ea ne-a vorbit despre munca în perioada pandemiei, cum să păstrăm „chimia” la nivel de echipă, cum pot fi integrați de la distanță noii angajați, măsurile de protecție a angajaților din fabrică și multe alte subiecte, pe care le puteți descoperi în interviul de mai jos.


Puterea de adaptare e probabil cel mai important soft skill in acest moment. Care a fost primul răspuns al departamentului dvs. în contextul acestei pandemii?

 Lavinia Răducu: Sănătatea și siguranța angajaților au fost prioritare pentru Philip Morris Romania și înainte de pandemie și acest lucru ne-a ajutat să fim pregătiți și să luăm repede măsuri de prevenire și diminuare a riscului de contaminare a angajatilor atunci când noul coronavirus a început să afecteze și țara noastra. Primul pas a fost definirea unei echipe multifunctionale care a lucrat la dezvoltarea și implementarea măsurilor de protejare a angajaților, dar și a procedurilor interne necesare, care au fost comunicate în mod transparent și în timp util angajaților. Aceasta echipă a luat decizii rapide, adaptate evoluției COVID-19 la nivel național și a monitorizat și raportat în permanență statusul la nivel de fabrică.”

 Cum a schimbat COVID-19 domeniul dvs. de lucru și cum vedeți evolutia acestuia în continuare? Ați fost nevoiți să anulați sau amanați proiecte din cauza pandemiei?

 Lavinia Răducu: „Perioada actuală a generat schimbări în procesele noastre de lucru, am fost nevoiți să le adaptăm la acest context și să le „trecem în online”. Ceea ce nu s-a schimbat, însă, este strategia companiei de a oferi angajaților un loc de muncă sigur și de a le acorda tot sprijinul necesar pentru a trece cu bine peste această perioadă. Acesta a fost mesajul nostru cheie atât prin mesajele și comunicările transmise angajatilor, cât și prin actiunile întreprinse – am început cu măsurile de prevenire și diminuare a riscului de contaminare și am continuat cu accesul la o linie telefonică gratuită pentru suport psihologic și consultații medicale online prin intermediul furnizorului nostru de servicii medicale, access la cursuri on line de limbi străine pentru angajați și familiile lor sau sfaturi utile și de wellbeing pentru a trece mai ușor prin această perioadă dificilă.

În ceea ce privește activitatea în fabrică, atât la nivel global, cât și la nivel local, am analizat proiectele în derulare și am continuat-o în regim normal de lucru în proporție de 80-90%, dar cu măsuri de siguranță suplimentare.

Dacă ne gândim la organizație ca la un organism viu și în evoluție, situația pandemiei COVID-19 a generat o adaptare a acesteia la un nou context în care digitalizarea și schimbarea proceselor de lucru pentru a derula cat mai multe activități online și a minimiza riscurile au ajuns sa facă parte într-un mod destul de natural din noua noastră definiție de „lucru normal”.”

Multe companii au decis sa ofere angajatilor oportunitatea de a lucra de acasa. Care considerați ca sunt cele mai mari provocări pentru companii în situația actuală, în care numeroși angajații lucrează remote? Dar oportunitățile?

 Lavinia Răducu: „Pentru a limita expunerea și pentru a preveni sau pentru a încetini răspândirea bolii, am maximizat activitatea de telemuncă pentru toți colegii care aveau posibilitatea să susțină business-ul astfel. Departamentul nostru de IT a avut un rol critic în acest proces, atât prin furnizarea echipamentului necesar la domiciliul angajatilor (imprimante, laptopuri, tablete etc.), cât și prin eficientizarea sistemelor care să le permită angajaților să lucreze de la distanță și să colaboreze virtual. Colegii mei din cadrul departamentului IT au realizat teste periodice ale rețelei în condiții de stress și ne-au ajutat sa identificăm soluții la distanță sau alternative pentru sarcinile esentiale care nu pot fi executate de acasă sau care, în mod tradițional, nu sunt realizate de acasă.

Cele mai mari provocari in conditiile muncii de acasă sunt legate de interacțiunea angajatilor între ei și echilibrul între viața de familie și viață profesională. În acest sens, am inițiat o campanie în care transmitem saptamanal „pilule” cu subiecte legate de gestionarea situației, sugestii de activități care pot fi realizate împreună cu familia, mindfulness etc.

Munca de acasă are și o serie de avantaje legate de diminuarea timpului petrecut în trafic, organizarea programului astfel încât să se alinieze cât mai mult cu stilul de lucru, ceea generează creșterea nivelului de productivitate. Sunt foarte mândră de colegii mei, atât de cei care lucrează de acasă și au grijă de familia lor în același timp, cât și de cei care au continuat să lucreze în birouri și au reușit să păstreze performanța companiei pe același trend ascendent și să continue planurile strategice pe care ni le-am făcut la finalul anului trecut.”

Există și personal care nu își poate îndeplini atribuțiile de acasă. Ce măsuri ați luat pentru siguranța acestor angajați la locul de muncă?

 Lavinia Răducu: În cadrul Philip Morris Romania, aproape 700 de colegi au continuat activitatea în regim normal. Măsurile de prevenire au în vedere arii multiple ale activității: angajații încadrați într-una din categoriile vulnerabile au rămas acasă cu plată 100% din salariul de bază, iar pentru cei care au continuat să lucreze în sediu, măsurile au vizat toate aspectele activității: de la furnizarea de echipamente de protecție (măști, mănuși și dezinfectanți) pentru angajați și familiile acestora la dezinfectarea mijloacelor de transport, dublarea capacității de transport pentru a asigura distanțarea socială, măsuri de dezinfecție la intrarea în fabrică și procedura specială pentru vizitatori, camera de izolare a cazurilor suspecte, un sistem de scanare a temperaturii persoanelor la intrarea și ieșirea din punctul de acces în fabrică, modificarea vestiarelor pentru a asigura distanțarea socială, închiderea dușurilor, instalarea unor distribuitoare de dezinfectant cu senzori în toată fabrica, înlocuirea distribuitoarelor de apă cu apă îmbuteliată, adaptarea fluxurilor de la cantină și separarea zonei de gătit de zona de servire a mesei, precum și distanțarea în zona de servire a mesei și dezinfectarea constantă după fiecare utilizare a locurilor.

În ceea ce privește activitățile colaborative și de învățare, am adaptat rutina zilnică restricțiilor impuse de măsurile de prevenire împotriva COVID-19, am implementat reguli speciale pentru sălile de întâlniri, urmărind și maximizarea instruirilor și întâlnirilor folosind instrumente de colaborare online. De la începutul lunii mai, în toate contextele în care distanța socială nu poate fi păstrată, purtarea mastii este obligatorie.”

În contexul lipsei de precedent, cum ați reușit să gestionați frica de necunoscut și incertitudine cu care se poate confruntă personalul? Ce tip de comunicare ar trebui folosită cu angajații pentru a nu amplifica temerile în rândul echipelor?

 Lavinia Răducu: „Comunicarea eficientă în timpul oricărei crize este esențială pentru a restabili moralul și încrederea angajaților, dar și pentru a-i ajuta să se adapteze la noua situație.  Obiectivul nostru principal a fost să ne asigurăm că mesajele sunt consecvente, clare, transparente și livrate la timp.  În acest sens, am adaptat strategia și analiza canalelor de comunicare internă la situația generată de COVID-19, având în vedere că avem un mix între angajații care lucrează de acasă, angajații care lucrează partial de acasă și angajații care continuă să își desfășoare activitatea în fabrică.

Am inițiat un buletin de știri zilnic, în care sunt centralizate informații de interes pentru angajați, atât interne (referitoare la măsurile pe care le luăm în companie și regulile implementate), cât și externe, care este distribuit prin e-mail, dar și difuzat pe ecrane în întreaga fabrica și discutat în cadrul întâlnirilor zilnice. De asemenea, așa cum menționat mai devreme, am inițiat împreună cu furnizorul nostru de servicii medicale o linie telefonică pentru suport psihologic, iar platforma noastră internă de instruiri pune la dispoziția angajaților o serie de informații și traininguri pentru ca ei sa depășească mai ușor dificultățile legate de COVID-19.”

Ce pot face oamenii de HR și managerii pentru a ajuta angajatii să rămână în continuare concentrați, motivați si fericiți, fie că lucrează în continuare de la birou sau ca lucrează de acasă? Ce calități ar trebui să aibă lideri pentru a se adapta instabilității vremurilor actuale?

 Lavinia Răducu: În această perioadă, cel mai important este sa înțelegem că distanțarea socială nu înseamnă izolare socială. Mai mult ca oricând, este important pentru lideri să rămână alături de echipele lor și să își adapteze modul de lucru. Nu este ușor, dar trebuie să conștientizăm că nu este neapărat importantă prezenta online în timpul anumitor intervale orare, ci ca obiectivele să fie îndeplinite. Pentru a fi eficienti, angajații au nevoie de rutină și program, însă acest program poate însemna, atunci cand lucrezi de acasă, dimineața devreme cu mult înainte de orele „normale” de birou sau seara tarziu.

Întâlnirile informale în care să ne împărtășim experiențele, ce gătim azi sau ce film am mai vazut, pot compensa puțin din rutina socială care lipsește acum echipelor. De asemenea, este foarte important ca liderii să își constientizeze propriile trăiri și să ceară ajutor dacă este nevoie. Pentru mine, asumarea vulnerabilității este importantă pentru a ne adapta instabilității vremurilor actuale și o bună oportunitate de a demonstra că înainte de toate suntem oameni.

Nu în ultimul rând, ne-am adaptat anumite forme de recunoaștere și recompensare pentru diferite programe interne pentru a ne alinia restricțiilor – spre exemplu, o recompensă poate însemna acum un voucher sub forma de cod online însoțit de e-mail de multumire, în loc de o carte poștală și un voucher fizic. Este foarte important ca angajații să simtă că recunoașterea și recompensarea eforturilor lor rămân una din prioritățile companiei.”

 Se mai pune problema recrutarii de personal în perioada pandemiei? Dacă da, ne puteți spune cum s-a schimbat comportamentul candidatilor?

 Lavinia Răducu: Selecția și recrutarea este una din ariile în care adaptarea la situația COVID-19 a generat multe provocări. La nivel de fabrică, recrutăm în special posturi tehnice și desfășurarea testelor teoretice și practice nu a fost ușor de adaptat cerințelor de distanțare socială. Am continuat proiectele noastre de recrutare și am reușit să integrăm noi angajați. Candidații noștri trec ei înșiși printr-un proces de adaptare, dinamica și energia unui interviu desfășurat prin mijloace electronice este diferită comparativ cu interviul față în față. Discuțiile în cadrul întâlnirilor pentru prezentarea ofertelor se concentrează mult pe stabilitatea companiei, pe modul în care am reacționat la COVID-19. Candidații vor să se asigure ca se vor alătura unei companii stabile și schimbarea locului de muncă nu o să îi afecteze negativ.”

Mai putem vorbi despre „employee experience” atunci când angajații lucrează de acasă? Ce se poate face pentru ca ei să simtă, în continuare, acea apartenența la cultura organizatională?

 Lavinia Răducu: Adaptarea strategiei privind experiența angajaților în contextul pandemiei este foarte importantă. Analiza critică a aspectelor tactice face diferența, având în vedere că sarcini de serviciu pe care în trecut le rezolvăm ușor cu o discuție în biroul alăturat cu colegul/colega care se ocupă de acel subiect pot necesita o logistică mai complexă acum. Nu este întotdeauna ușor să oferi angajaților un nivel de servicii ridicat atunci când depinzi de terțe părți, de exemplu, pentru livrări, dar e important sa învățăm din aceste experiențe și să îmbunătățim continuu. Empatia și grija rămân, în opinia mea, cele mai importante ingrediente pentru ca angajații să simtă, în continuare, că aparțin unui grup, ca sunt integrați în aceeași cultură organizațională.”

 Credeți că această criză sanitară va schimba procesele și procedurile de muncă? Dar interacțiunile dintre angajați?

 Lavinia Răducu: „Criza sanitară pe care o traversăm va impacta procesele și procedurile de muncă. Acum ne concentrăm, normal aș zice, pe zonele de prevenire și continuare a activității, dar sunt sigură că aceste schimbări vor avea efecte pozitive, în viitor, în ceea ce privește flexibilizarea forței de muncă, politicile de relocare atât la nivel național, cât și regional/global, managementul echipei la distanța, telemunca, integrarea vieții personale și profesionale sau felul în care înțelegem ce înseamnă un program de lucru, ca să menționez numai cateva aspecte. Aceasta criza demonstrează cât de puternici suntem, am reușit de la o zi la alta să implementăm schimbări organizationale pentru care în trecut planificăm și desenam procese extinse de management al schimbării.”

Ce lecții credeți că vor învăța organizațiile la finalul acestei pandemii?

 Lavinia Răducu: Coronavirusul este un profesor dur, de la care învățăm în această perioadă despre noi, despre compania în care lucrăm, despre cultura organizațională și despre oameni și omenire, în general. Pentru mine, cea mai importantă este lecția de leadership pe care o învățăm în fiecare zi. Când spun leadership, nu mă refer doar la aceia dintre noi care ocupă un post de conducere/coordonare, ci despre „a conduce fără funcție” și despre cât de importante sunt asumarea vulnerabilitatii și smerenia. Sunt o susținătoare a punctului de vedere care circulă mult în diverse medii săptămânile astea și care accentuează că cele mai „câștigate” sunt companiile care au o strategie centrată pe angajat. Sunt mândră că sunt parte a unei asemenea companii, iar angajații fabricii Philip Morris România au demonstrat prin acțiuni și rezultate că „Împreună depășim riscurile COVID-19”. Aceasta este și denumirea newsletterului intern pentru fabrica Philip Morris Romania și pot spune că a devenit un credo al nostru.”


Despre Lavinia:

Lavinia este HR Manager la PHILIP MORRIS ROMANIA.

Cu o experiență de 16 ani în domeniul resurselor umane, din care 3 la nivel internațional, Lavinia a fost implicată în proiecte de dezvoltare organizațională, relații de muncă, compensații și beneficii, managementul schimbării, atragerea și managementul talentelor, retenția și implicarea angajaților în domenii precum automotive, inginerie, agricultură și, în prezent, FMCG, ca parte a echipei Philip Morris.

Consideră ca lucrul care a influențat cel mai mult traiectoria sa profesională este faptul că și-a început activitatea de resurse umane într-o companie automotive cu procese și practici foarte mature, în care rolul strategic al resurselor umane era recunoscut, asumat și total integrat în business. Astfel, a avut ocazia să fie parte sau să coordoneze proiecte în afara zonei funcționale si să se poziționeze ca partener strategic de business.

Procesul de transformare al Philip Morris, transformare a produsului, dar și transformare organizațională, a convins-o pe Lavinia să se alăture acestei echipe la sfârșitului anului 2016. Este, de departe, proiectul cu cel mai mare grad de ambiguitate, în care activează cu „motoarele turate la maximum” atât în rolul de generalist resurse umane, cât și în cel de leader al procesului de transformare al culturii organizationale.


Ați ratat primele articole din seria „Dialogurile BusinessMark”? Le puteți citi aici: 

#dialogurileBusinessMark. Andreea Van den Bosch, Bombardier Transportation Romania: „Este important ca liderii să rămână la fel de aproape de echipele lor, ca atunci cand erau la birou. Să nu cadă în capcana micro-managementului”

#dialogurileBusinessMark. Florentina Greger, Zitec: „Oamenii au nevoie să simtă că nu sunt singuri în această luptă cu pandemia, că organizația le este aproape și îi pune pe primul loc în priorități”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Voinea, BCR: „Atunci când cultura organizațională este recunoscută și însușită de toți colegii, lucrurile merg de la sine chiar și remote”

#dialogurileBusinessMark. Anca Grezov, Danone: „Nevoia de relaționare se resimte pe parcursul tuturor etapelor emoționale prin care trecem în munca de acasă”


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/