#dialogurileBusinessMark. Ruxandra Caraivan, DB Global Technology: „Modalitatea în care companiile vor gestiona această criză va avea o contribuție importantă la sentimentul de apartenență la cultura organizațională”

Ruxandra Caraivan, Senior Human Resources Business Partner în cadrul Deutsche Bank Global Technology,  a fost invitata noastră la #dialogurileBusinessMark. Ea ne-a vorbit despre resursele de care au beneficiat angajații în perioada pandemiei, munca de acasă și „tool-urile virtuale” care pot compensa lipsa interacțiunii din birou și multe altele, pe care le puteți descoperi în interviul de mai jos.


Cum a schimbat COVID-19 domeniul dvs. de lucru și cum vedeți evoluția acesteia în continuare? Care ați spune că sunt cele mai importante măsuri luate?

Ruxandra Caraivan: DB Global Technology a fost printre primele companii care a decis să ia măsuri încă de dinainte de declararea stării de urgență. Astfel că, încă din data de 10 martie, am decis să lucrăm cu toții de acasă. Fiind o companie de tehnologie, mă bucur să spun că am avut toată infrastructura necesară pregătită, de aceea impactul a fost minim, fără întreruperi, asigurând o continuitate a muncii. Cele mai mari schimbări la care a trebuit să ne adaptăm au fost cele legate de interacțiunea umană față în față, în lipsa căreia a trebuit să ne adaptăm la folosirea tehnologiei zi de zi și să găsim cele mai eficiente metode de comunicare online.”

Cum mențineți comunicarea cu angajații în această perioadă? Ce sfaturi/recomandări le-ați făcut?

Ruxandra Caraivan: Una dintre primele acțiuni luate în ceea ce privește comunicarea fost crearea unei platforme interne online, pe care am numit-o Jurnal de (work from) casă, o platformă colaborativă accesibilă tuturor membrilor echipei noastre. Platforma are secțiuni dedicate pentru evenimentele pe care le organizăm, schimburi de idei, sfaturi, rețete etc., ‚helping hand’ pentru diferite acțiuni de strângere de fonduri. De asemenea, câteva dintre beneficiile pe care le ofeream din zona de Well Being – cum ar fi Gym@the office, Missing Nanny sau diferite ateliere de dezvoltare personală – s-au mutat în mediul online și au mare succes în rândul angajaților noștri.”

Multe companii au decis să le ofere pentru prima dată șansa tuturor angajaților de a lucra remote. Ce probleme poate genera această izolare la domiciliu, mai ales pentru persoanele care nu au mai testat niciodată acest mod de lucru?

Ruxandra Caraivan: DB Global Technology oferea încă de dinainte de pandemie posibilitatea de a lucra de acasă, așa că cei mai mulți dintre colegi erau familiari cu modul acesta de lucru. Pe de altă parte, chiar și așa, izolarea, închiderea școlilor, a magazinelor, a posibilității de a planifica vacanțe, pot genera o gamă largă de emoții negative de la incertitudine, teamă, lipsă de control până la anxietate, depresie, stres puternic sau chiar burnout.

Un aspect important de menționat este că am înțeles încă de la început că urmează o perioadă dificilă, mai ales din punct de vedere emoțional, ca atare ne-am asigurat că le punem la dispoziție angajaților și managerilor modalități de a trece cu bine prin izolare. Astfel că, am creat o comunitate de sprijin emoțional facilitată de un psiholog, am desfășurat o gamă largă de cursuri online care se focusează pe gestionarea emoțiilor și a incertitudinii și am efectuat parteneriate cu psihologi și psihoterapeuți care și-au pus la dispoziție serviciile pentru angajații noștri.”

Cum pot fi ajutați angajații care nu au mai lucrat remote să se adapteze la această formă de lucru?

Ruxandra Caraivan: Cred că oricine poate lucra remote, însă e o chestiune de adaptabilitate, mai rapidă sau mai lentă, în funcție de personalitatea angajatului, preferințele de lucru, pentru ce fel de manager preferă să lucreze etc. Dacă pentru cei mai independenți și/sau autonomi, care necesită puțină supervizare din partea managerului este mai simplu, pentru ceilalți e nevoie de mai mult sprijin și aici aș menționa: trasarea clară și concisă a responsabilităților și a sarcinilor (săptămânal sau zilnic, în funcție de profilul job-ului), un check-in la începutul zilei și check-out la final de zi din partea managerului, one-on-one săptămânal, cu discuții care se focusează atât pe aspecte legate de muncă cât și personale (cum se simt, care sunt provocările săptămânii etc.) și de ce nu, întâlniri online doar cu scop de socializare între membrii echipei.”

Aveți angajați/departamente care vin încă la birou? Ce măsuri ați luat pentru siguranța la birou?

Ruxandra Caraivan: Am avut câteva situații punctuale când angajații au fost nevoiți să vină la birou, însa doar pe o perioadă foarte scurtă de timp și doar cu aprobarea șefului de departament. Desigur că am luat toate măsurile de distanțare socială și de dezinfecție în cadrul clădirii, au fost curățate toate birourile și spațiile comune.”

Mai putem vorbi despre „employee experience” atunci când angajații lucrează de acasă? Ce se poate face pentru ca ei să simtă, în continuare, apartenența la cultura organizațională?

Ruxandra Caraivan: Cred că modalitatea în care companiile vor gestiona această criză va avea o contribuție importantă la sentimentul de apartenență la cultura organizațională, iar cel mai important aspect este crearea sentimentului de siguranță pe care oamenii îl vor resimți sau nu în această perioadă în care incertitudinea este regulă. Deci, da, putem vorbi despre „employee experience” chiar cu valențe mult mai importante în această criză.”

Ce pot face oamenii de HR și managerii pentru a ajuta angajații să aibă o stare emoțională cât mai bună în această perioadă, fie că lucrează în continuare de la birou sau că lucrează de acasă?

Ruxandra Caraivan: Mare parte din acțiunile despre care am vorbit mai sus au fost gestionate de HR, cu precădere acțiunile din zona de bună stare emoțională, dar dacă ar fi să sumarizez, aș spune că cel mai important pentru HR și manageri e să țină aproape de oameni, să poată să identifice de timpuriu orice red flags și să ofere sprijin și ajutor.”

Cum putem crește productivitatea muncii și motivația angajaților, în contextul în care multe companii recurg la munca de acasă/telemunca în această perioadă?

Ruxandra Caraivan: Noi am observat un fenomen foarte interesant, în sensul că productivitatea muncii a crescut în perioada lucrului de acasă și cred că există câteva explicații. În primul rând, nu mai există distragere din partea colegilor – la birou se întampla frecvent să vină câte un coleg să adreseze o întrebare, atenția de la muncă fiind deturnată. Apoi pentru că nu se mai pierd câte două ore pe zi în trafic, oamenii folosesc uneori și acest timp pentru a lucra. Nu mai sunt atât de multe concedii, pentru că nu avem unde să mergem, nu ne mai grăbim după muncă să ieșim la o bere sau la cumpărături, astfel că granițele dintre muncă și viața personală devin mai fluide, iar implicarea în muncă crește. Un lucru bun, desigur, însă e nevoie de echilibru așa că noi recomandăm odihnă și relaxare, chiar dacă e numai prin a citi o carte, a petrece timp de calitate cu copilul sau a îngriji florile din balcon.”

Cum poate evalua un manager activitatea celor din echipa sa, atunci când ei lucrează de acasă?

Ruxandra Caraivan: La fel cum o face și la birou, prin discuții individuale, trasarea clară a obiectivelor și a așteptărilor, adresarea timpurie a problemelor observate, recunoașterea meritelor. Chiar și de la distanță, toate acestea sunt posibile, mai ales ca avem posibilități nenumărate de video call.”

Ce calități ar trebui să aibă noii lideri pentru a se adapta instabilității vremurilor actuale?

Ruxandra Caraivan: Din păcate, nu este prima dată când trecem printr-o criză, am mai prins și altele și de fiecare dată a trebuit să ne adaptăm. De aceea, principala calitate a unui lider, criză sau nu, cred că ar trebui să fie reziliența, capacitatea de a se adapta schimbării, cu rapiditate și tenacitate. La care se adaugă bineințeles, abilitatea de a lua deciziii, încrederea în sine, empatia, onestitatea, integritatea și corectitudinea și lista poate continua.


Despre Ruxandra:

Ruxandra Caraivan  este Senior HR Business Partner în cadrul Deutsche Bank Global Technology, este licențiată în Psihologie și deține o certificare în Psihoterapie Integrativă. Ruxandra are o experiență de peste 15 ani în lucrul cu oamenii în diferite organizații globale, a susținut numeroase training-uri și workshop-uri atât în mediul corporate, cât și în cel academic pe teme de dezvoltare personală, comunicare eficientă și public speaking. Ea crede cu tărie că oamenii au resurse infinite pentru a se dezvolta singuri, unicul lucru de care au nevoie fiind să descopere unde se află întregul lor potențial și cum să poată profita din plin de acesta.


Ați ratat primele articole din seria „Dialogurile BusinessMark”? Le puteți citi aici: 

#dialogurileBusinessMark. Cristina Ionescu, Mondelēz International: „În aceste momente excepționale avem o oportunitate unică de a arăta compasiune, înțelegere și un pic de vulnerabilitate”

#dialogurileBusinessMark. Radu Manoliu, Mondelēz International: „Lanțul de aprovizionare trebuie să se adapteze, să fie mai eficient, să descopere rute alternative de distribuție și să fie mai optimizat”

#dialogurileBusinessMark. Lăcrămioara Dărăban, Continental Sibiu: „Cred că această criză a pus în evidență încă o dată importanța flexibilității și a adaptabilității unei companii”

#dialogurileBusinessMark. Lavinia Răducu, Philip Morris Romania: „Coronavirusul este un profesor dur, de la care învățăm despre noi, despre compania în care lucrăm, despre cultura organizațională și despre oameni și omenire, în general”

#dialogurileBusinessMark. Ramona Puia, IKEA România: „Liderii trebuie să îşi cultive şi să îşi dezvolte agilitatea emoţională şi de afaceri pentru a putea conduce în vremuri nesigure”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Van den Bosch, Bombardier Transportation Romania: „Este important ca liderii să rămână la fel de aproape de echipele lor, ca atunci cand erau la birou. Să nu cadă în capcana micro-managementului”

#dialogurileBusinessMark. Florentina Greger, Zitec: „Oamenii au nevoie să simtă că nu sunt singuri în această luptă cu pandemia, că organizația le este aproape și îi pune pe primul loc în priorități”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Voinea, BCR: „Atunci când cultura organizațională este recunoscută și însușită de toți colegii, lucrurile merg de la sine chiar și remote”

#dialogurileBusinessMark. Anca Grezov, Danone: „Nevoia de relaționare se resimte pe parcursul tuturor etapelor emoționale prin care trecem în munca de acasă”


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/