#dialogurileBusinessMark. Costin Baicu, Group CFO, DocProcess: “Experiența noastră indică faptul că zilele în care CFO-ul era responsabil sau pregătea doar situațiile financiare au dispărut de mult timp.”

Care sunt principalele provocări cu care se confruntă departamentele financiar contabile?

Noua realitate de business în care viteza de livrare în piață este unul din ingredientele esențiale ale succesului unei afaceri determină o provocare în zona financiară. Astăzi, companiile se uită cum să livreze repede cu riscuri mici și în condiții de costuri competitive. Asta se traduce în reducerea timpilor pe lanțul de supply chain și lanțul downstream către client. Azi companiile se concentrează să își reducă timpul de stocare, o comandă lansată de un client va determina o cascadă de acțiuni la distribuitor, producător, furnizorii producătorilor și așa mai departe.

Asta se traduce prin necesitatea ca departamentele financiare să poată capta aceste fluxuri în conformitate cu regulile de control și înregistrare a documentelor și acțiunilor din cadrul organizației în mod rapid (în timp real), în mod eficient (costuri minime) și eficace (cu rezultate corecte și fără erori).

Printre provocările cel mai des întâlnite în organizații se regăsesc: lipsa trasabilității proceselor, problemele de raportare, îngreunarea luării deciziilor, implementarea în companie a unor sisteme multiple pentru diverse activități sau informații care nu comunică între ele, munca manuală și repetitivă aferentă înregistrării și controlului de documente, în special facturi, timpul petrecut în discuțiile cu furnizorii, accesul dificil la informații, procese de auditare îngreunate, negarantarea conformității documentelor, ce crește riscul unor amenzi, însă poate avea și consecințe reputaționale pentru organizație.

Pentru a atinge cele trei obiective – viteză, eficiență și eficacitate – este necesară o automatizare a fluxurilor de documente din relațiile companiilor cu ecosistemul lor de parteneri (clienți și furnizori) astfel încât să se elimine munca de culegere de date și înregistrare a documentelor și trecerea acestora în procese electronice cu documente electronice gestionate de aplicațiile aflate la dispoziția companiilor.

Ce înseamnă automatizarea în financiar- contabil pentru DocProcess?

Noi privim automatizarea dintr-o perspectivă dublă și anume internă și externă. Automatizarea la nivel intern înseamnă colaborare ușoară între departamente, transmiterea documentelor dintr-un sistem în altul, automatizarea controalelor pe documente, notificări automate etc.

Automatizarea la nivel extern ține de relația cu partenerii de business și implică procese interconectate, automatizare end-to-end, trasabilitate și status în timp real al activităților.

Automatizarea în financiar contabilitate presupune o viziune de ansamblu a întregului ecosistem de business. În general, până nu demult, companiile urmăreau să își automatizeze taskurile interne care însă nu puteau decât să asigure o viteză mai mare a execuției proceselor în cadrul organizației. Viziunea DocProcess însă cuprinde fluxurile end-to-end, adică întregul proces de la semnarea contractelor cu furnizorii până la încasarea banilor de la clienții companiei, urmărind întregul ciclu de aprovizionare, producție și livrare. DocProcess se concentrează pe automatizarea relațiilor furnizor-client sau client-furnizor pentru că aici există foarte multe pierderi de timp și bani, în procesarea documentelor și integrarea acestor fluxuri în fluxurile interne operaționale ale companiei.

Mai concret, automatizăm procesele de tip P2P sau O2C nu numai prin transportul și trasabilitatea integrală a documentelor electronice dintre companii, dar și controlul și verificarea încrucișată a acestora (ex. NIR, Factura, Aviz, Buget, Contract etc.).

Cum îi ajutați pe clienți să își automatizeze procesele?

DocProcess și-a început activitatea în 2005 ca o companie de consultanță, iar în acest moment suntem lideri în automatizarea proceselor de business în România. Suita noastră de soluții performante de Business Ecosystem Automation ajută companiile să își eficientizeze și automatizeze procesele interne și externe.

Prin modulele platformei globale dezvoltată de noi, întreprinderile pot combina soluții care să se adapteze nevoilor lor operaționale precum Purchase-2-Pay (de la achiziție la plată), Order-2-Cash (de la comandă la încasare), contract management (gestionarea electronică a contractelor), procese de reconciliere și multe altele. Toate aceste procese sunt armonizate cu soluții de administrare a documentelor și arhivare electronică.

Care sunt avantajele adoptării unei astfel de soluții, care este ROI-ul și în cât timp se obține?

O astfel de soluție oferă avantaje majore organizațiilor, prin eliminarea provocărilor proceselor manuale (transmiterea documentelor pe e-mail, lipsa statusului în timp real, inputul manual al datelor etc.) și controlul 100% al documentelor (controlul poate include: control fiscal, de buget, contract, preturi, discounturi acordate etc) care asigură conformitate și trasabilitate.

Automatizarea duce la scăderea costurilor directe (procesarea documentelor, costurile de transport), dar și la evitarea costurilor indirecte (posibile amenzi, neconformitate, prețuri mai mari decât cele din contract etc.). În plus, automatizarea permite extinderea business-ului cu aceeași echipă, conformitate, trasabilitate, controlul integral al proceselor și îmbunătățirea relației de business cu partenerii.

Implementarea este de durata scurtă sau medie (cateva luni), cu o perioada medie de recuperare a investitiei de pana la un an.

În plus, companiile nu trebuie să modifice sistemele curente, iar înrolarea furnizorilor se face în scurt timp și cu o rată de peste 90%.

Desigur că un ROI pozitiv  este foarte atractiv pentru companii, însă dacă ne gândim în perspectivă un avantaj foarte mare al automatizării propuse de noi este posibilitatea de a scala business-ul fără investiții semnificative suplimentare. Dacă un lanț de magazine, de exemplu, dorește dublarea locațiilor acestora nu va trebui să angajeze suplimentar alți controlleri sau operatori de facturi pentru că totul se va face automat, cu o configurare minimă în aplicație.

Un alt avantaj este legat și de sustenabilitate. De exemplu, în perioada 2014 – 2020, DocProcess și partenerii săi au salvat peste 6.200 de copaci, echivalentul unei păduri de cinci hectare.

Care este diferența dintre soluțiile DocProcess și un ERP?

Așa cum am menționat mai sus, platforma DocProcess automatizează fluxurile de intrare și de ieșire de documente, un ERP în general având rolul de a procesa fluxurile în interiorul organizației și de a colecta datele necesare raportării globale. Platforma DocProcess este complementară ERP-ului.

Cu sprijinul DocProcess, companiile economisesc mii de ore în fiecare lună în procesarea facturilor, iar personalul dedicat acestei activități este redirecționat spre sarcini cu o valoare adăugată.

De asemenea, prin intermediului soluțiilor noastre, fiecare parte implicată într-o tranzacție primește notificări în timp real despre situația fiecărui document și despre orice discrepanță cu privire la datele existente. Utilizatorul dispune de o monitorizare în timp real și cu exactitate în privința respectării termenilor conveniți contractual.

Companiile care folosesc soluțiile noastre își pot integra și gestiona complet ecosistemul de afaceri – clienți, parteneri sau furnizori – indiferent de dimensiunea, industria sau capacitatea lor tehnică.

Un alt avantaj oferit de soluțiile DocProcess este legat de conectivitate. Un exemplu în acest sens este arhiva electronică DocProcess, care permite oricăror utilizatori autorizați să își încarce, descarce, partajeze și stocheze documentele, oricând și oriunde s-ar afla. Acest lucru este realizat în siguranță și conform reglementărilor în vigoare.

Care este impactul dpdv investiție în soluțiile curente pe care o companie deja le are?

Fiecare companie se află la un moment dat pe un anumit nivel de digitizare și automatizare. În funcție de acest grad de implementare a soluțiilor, impactul nostru poate fi semnificativ având în vedere că propunem o soluție eficientă și eficace utilizând tehnologiile actuale.

Multe procese asincrone, de tipul negocierea contractului sau aprobarea listelor de plăți, acum intră într-un flux automatizat care poate fi validat (asistat) de un operator, oferind trasabilitate și control asupra 100% din evenimente. Apoi, toate documentele sunt arhivate în același loc și imediat accesibile.

De aceea, o companie trebuie să își găsească un partener care să o poată asista pe parcursul întregii călătorii de transformare digitala, care începe întotdeauna cu revizuirea proceselor interne și externe existente și apoi cu adaptarea resurselor digitale precum automatizarea.

Investiția în parcurgerea acestor etape este absolut necesară pentru furnizarea unei imagini complete a activității unei companii. În timp, impactul va fi vizibil asupra întregii companii prin eliminarea sarcinilor repetitive, reducerea ratelor de eroare spre zero, economii de numerar, precum și îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de business. 

Care este rolul managementului în adoptarea unei astfel de soluții?

Transformarea digitală presupune, de cele multe ori, schimbări fundamentale în organizație și procesele companiei. Vorbim de un proces amplu deoarece transformarea digitală este despre oameni ci mai puțin despre tehnologie. Mai mult, paradigma s-a schimbat si este nevoie să nu ne uităm doar la ROI, ci la dinamica pieței și acea nevoie de a face lucrurile diferit.

Managementul trebuie să fie un catalizator al schimbării, cu atât mai mult cu cât mediul socio-economic pune o presiune constantă în direcția digitalizării. Persoanele din conducere trebuie să comunice deschis cu angajații, deoarece orice schimbare la nivel tehnic trebuie susținută și de o schimbare a mentalității angajaților.

Controlul costurilor este important, însă obiectivele managementului sunt mult mai ample. De exemplu, directorii financiari sunt responsabili de conformarea și controlul plăților, directorii de achiziții de controlul comenzilor, monitorizarea pragurilor de cheltuieli, conformitatea cu condițiile contractuale și cu politicile companiei etc., iar managementul din zona logistică de livrări corecte și conform contractului etc.

În momentul în care începem un proiect de digitalizare în cadrul unei organizații, pe lângă management, noi comunicăm și cu diferiți angajați ai companiei respective, astfel încât procesul de digitalizare și schimbările care vor avea loc să fie pe deplin înțelese.

Care este cel mai important lucru de care companiile trebuie să țină cont atunci când adoptă o astfel de automatizare?

Automatizarea este un proces continuu care pornește treptat, rezolvând anumite provocări dintr-un departament și care se extinde către întreaga companie și către ecosistemul de parteneri. În momentul în care companiile aleg o astfel de soluție, trebuie să o aleagă ținând cont de imaginea de ansamblu, astfel încât furnizorul de servicii de automatizare să îi poată permite și să susțină această extindere end-to-end.

Viziunea strategică a managementului despre cum va arăta compania în era digitală este esențială în setarea unor obiective realiste și a unui proiect de implementare a acesteia pe termen mediu.

Prin modulele platformei globale dezvoltată de noi, companiile pot combina soluții care să se potrivească cu nevoile lor operaționale în continuă transformare și pot conecta toate aspectele fluxurilor de lucru: Purchase-2-Pay, Order-2-Cash, contract management, procese de reconciliere și multe altele. Toate aceste procese sunt armonizate cu soluții de administrare documentară și arhivare electronică.

De exemplu, începi cu implementarea Purchase-2-Pay, adaugi contract management și apoi arhivare electronică. Este foarte important ca furnizorul să aibă aceste module care să se integreze nativ unele cu celelalte și să nu le subcontracteze, pentru a nu crește costurile de integrare și a avea o integrare lipsită de coerență.

Sunt importante înrolarea furnizorilor, în contextul automatizării ecosistemului de business, flexibilitatea platformei, pentru a se adapta și îngloba toate fluxurile și regulile companiei, dar și experiența furnizorului și recomandările în regândirea proceselor organizaționale.

Care este primul pas pe care o companie trebuie să îl facă în automatizarea ecosistemului?

Compania trebuie să pornească de la identificarea nevoilor, analiza proceselor care trebuie automatizate împreună cu furnizorul, definirea obiectivelor de automatizare și explorarea diverselor modalități prin care se pot automatiza aceste procese, creionând o hartă de lucru în acest sens.

Este important ca furnizorul să poată dovedi capabilitățile prin care poate automatiza aceste procese sau părți de proces. În acest sens, noi susținem diverse prezentări și demonstrăm cum se efectuează acest transfer de documente, cum sunt controlate documentele în timp real și statusurile aferente.

Cum s-a schimbat în ultimii ani rolul CFO-ului în organizație?

Experiența noastră indică faptul că zilele în care CFO-ul era responsabil sau pregătea doar situațiile financiare au dispărut de mult timp. În prezent, CFO-ul este responsabil cu creșterea performanței și eficienței, iar odată cu pandemia de COVID-19, acesta este mai mult ca oricând implicat și în conturarea strategiei de digitizare a unei companii. Dat fiind că în aria de responsabilități a CFO-ului sunt multe din rezultatele automatizărilor, digitizarea trebuie să fie o nouă zonă de acțiune și angajament a acestuia.  

Ultimul an a accelerat procesul de digitalizare. Cum a reacționat și cât de pregătit este mediul de business?

Percepția noastră este că organizațiile înțeleg că este nevoie de o schimbare și că fără digitalizare nu mai pot ține pasul cu noile metode de desfășurare a activităților. În ceea ce privește reacțiile mediului de business, în cadrul DocProcess, în anul 2020, am avut o creștere cu 33% a numărului de documente procesate digital comparativ cu anul 2019.

Totodată, cererea pentru serviciile noastre de Business Ecosystem Automation a crescut cu 18% în 2020, iar companii din sectoare precum servicii medicale, construcții civile, publicitate, leasing și logistică s-au alăturat portofoliului de clienți existenți în cadrul DocProcess. Aceștia sunt din zona de retail, bunuri de larg consum, agricultură și industria producătoare.

Astfel, contextul crizei sanitare a determinat companiile să renunțe la procesele analogice și să-și automatizeze nu doar procesele interne, ci și cele legate de relația cu ecosistemul lor de parteneri precum clienți, furnizori, bănci.  

Ce lecții credeți că vor învăța organizațiile la finalul acestei pandemii? Care este pentru dumneavoastră cel mai important lucru învățat din experiența ultimului an?

Experiența din ultimul an ne-a arătat că cei care aveau de gând să amâne investițiile în digitalizare, trebuie să reconsidere acest aspect. Modurile în care activitatea de zi cu zi din cadrul unei companii se desfășura aparțin trecutului. Pandemia ne-a arătat că întreprinderile au nevoie să aibă acces la toate documentele de la distanță, să aibă fluxuri logice și procese care să poată fi complet automatizate fără erori umane.

Acum nu mai există niciun motiv pentru ca o companie să își amâne procesul de digitalizare. Cu cât începe mai devreme acest proces, cu atât mai mari vor fi economiile. În același timp, compania va avea  și un avantaj competitiv mai mare.

Despre Costin Baicu, CFO Grup, DocProcess

Cu 14 ani de experiență ca și CFO, Costin și-a construit cariera în jurul expansiunii internaționale. În DocProcess, Costin coordonează partea financiară a celor două entități din grup, Romania și Franța, precum și acțiunile de internaționalizare și extindere strategică.