#dialogurileBusinessMark. Ioana Guiman, Allevo: „Este momentul să realizăm că întocmirea manuală a unui fișier electronic nu înseamnă digitalizare”

Ioana Guiman, Managing Partner – Business Development, Allevo, a fost alături de noi la #dialogurileBusinessMark. Ea ne-a vorbit despre provocările aduse de pandemia de coronavirus, munca de acasă, abilitățile de leadership în perioadă de criză și multe altele, pe care vă invităm să le descoperiți din interviul următor.


Cum a impactat pandemia domeniul dumneavoastră de lucru? Au fost schimbări și ajustări importante la nivel de business?

Ioana Guiman: „Din fericire, Allevo a fost dintotdeauna preocupată de definirea unor procese și de îmbunătățirea continuă a acestora, în special a celor care privesc ciclul de dezvoltare software și de livrare la clienți. Acest lucru a făcut posibil ca echipa noastră să schimbe radical modul de lucru fără impact asupra activității. Într-o săptămână ne-am mutat cu toții de la lucrul la birou, la lucrul de acasă. Ce-i drept, deja beneficiam de niște ani de program flexibil, cu posibilitatea lucrului în regim de telemuncă, însă nu la acest nivel.

Am observat însă indisponibilități la nivelul echipelor clienților, ceea ce ne arată faptul că există presiune mai mare decat înainte asupra acestora, posibil coordonat cu o gestiune mai dificilă de la distanță. Deși nu se vorbește în presă despre asta, pare că o criză bate la ușă.”

Știm că antreprenoriatul înseamnă adaptare, schimbare, reinventare ca răspuns la perioade de criză. Cum vedeți lucrul acesta într-un context complet neașteptat, nepregătit, incontrolabil ca o pandemie? Per total, impactul asupra mediului antreprenorial credeți că a fost calibrat gravității situației?

Ioana Guiman: „Adaptarea la schimbare este un subiect imposibil de generalizat. Este limpede că unor companii le este mult mai ușor să facă față unor schimbări precum cele pe care le-am experimentat din martie 2020. Am văzut cu toții ce s-a întâmplat în domeniul horeca; și dacă în marile orașe (București, Brașov etc) restaurantele au avut totuși cerere și posibilitate de livrare de mâncare la pachet, fie direct, fie folosind faimoșii curieri pe biciclete care aduc mâncarea caldă la usă în mai puțin de o oră, în localități mai mici restaurantele nu au dus-o la fel de “bine”.

Atunci când construiești un business, întotdeauna trebuie să te gândești și la riscuri, însă trebuie să fii conștient că niciodată nu le vei putea elimina pe toate. Allevo de exemplu a implementat încă de la începuturile companiei un plan amplu de continuitate operațională și recuperare din dezastru. Aceasta pentru că avem obligații contractuale față de clienții noștri, care ne obligă să intervenim în timp extrem de strâns, este vorba de ore, pe platformele de producție ale acestora, în caz de incident. Însă planul nostru lua în calcul riscuri ca: pene prelungite de curent, lipsă conectivitate, atacuri cibernetice, cutremure sau alte dezastre naturale. Nicicând nu ne-a trecut prin minte să includem în acest plan o pandemie care să schimbe atât de mult modul în care lucrăm.”

Ce calități ar trebui să aibă liderii pentru a se adapta instabilității vremurilor actuale?

Ioana Guiman: „Cred că este important să fii deschis să asculți părerile cât mai multor persoane, să fii receptiv și să îți poți imagina repede ce înseamnă fiecare idee pentru business-ul pe care îl conduci. Un leader are rolul de a inspira și de a motiva echipele să rezolve probleme, prin urmare trebuie să fie onest, credibil și informat. Ca antreprenor, este în plus important să iei rapid deciziile cele mai potrivite. De cele mai multe ori, niciuna din opțiuni nu este ideală, și întotdeauna trebuie făcut compromisul cel mai bun în procesul decizional. Ca antreprenor ai obligația de a lua decizii cât mai bune într-un timp cât mai scurt. Aceasta este o responsabilitate care poate părea trivială pentru cine nu a experimentat acest lucru, însă este un stres continuu. Nu în ultimul rând, în context Covid este destul de evident că planurile pe termen lung nu prea își au sensul. Noi am învățat să adresăm fiecare problemă la timpul său, atunci când avem tot contextul și toate informațiile disponibile pentru a putea lua o decizie cu care să fim împăcați.”

Ce lecții credeți că vor învăța organizațiile la finalul acestei pandemii?

Ioana Guiman: „Ar trebui să fie deja evident că nici un business nu este foolproof. Și că sunt nenumarați factori externi care pot schimba situația de moment literalmente peste noapte. Mi-aș dori că altă lecție învățată să fie ca în viitor să ne dorim mai mult să ne ajutăm reciproc. Fie că e vorba de proprii angajați sau de oameni cu meserii asupra cărora este presiune mai mare decât în mod normal. Aici mă gândesc la angajați trimiși în șomaj tehnic, la angajați rămași fără un loc de muncă în urma falimentului business-ului la care lucrează și, nu în ultimul rând, personalul din linia întâi. Am tot auzit în ultimul an cum foarte mulți oameni se poziționau ca făcând parte din linia întâi, pentru simplul motiv că erau chemați fizic la serviciu. Însă e important să realizăm ce este linia întâi. Într-adevăr și un contabil dintr-o unitate medicală este expus virusului, dar nu putem să comparăm riscul cu cel al unui cadru medical care face gărzi pe secția Covid la un spital de boli infecțioase. Cât unii stăteam mai mult sau mai puțin comfortabil de dimineață până seara în teleconferințe acasă, alții se duceau la serviciu și-și asumau riscul suprem. Iar din păcate unii chiar au murit doar pentru că iși făceau datoria. Este esențial să nu uităm acest lucru.”

Contextul provocat de pandemie a accelerat procesul de digitalizare. Cum considerați că s-au adaptat companiile? Care sunt oportunitățile pentru mediul de business?

Ioana Guiman: „Este limpede că pandemia a făcut evident faptul că nevoia de digitalizare este ceva real. Din păcate nu toată lumea înțelege ce înseamnă asta pentru procesele conform cărora lucrează. Multe instituții au înlocuit, unele chiar dinainte de pandemie, tabelele pe hârtie cu fișiere excel frumoase, cu cap de tabel și filtre. Însă acest lucru nu înseamnă digitalizare. Un tabel într-un spreadsheet în care un director financiar completează căsuță cu casuță informații preluate dintr-un extras de cont, dintr-o factură sau dintr-o aplicație, nu este digitalizare. Chiar dacă această completare se poate automatiza prin automatizare robotizata (RPA), aceasta automatizare nu rezolvă procesul. Procesul rămâne în continuare manual. Este momentul să realizăm că întocmirea manuală a unui fișier electronic nu înseamnă digitalizare. Noi la Allevo creăm soluții software care sunt axate pe digitalizarea proceselor financiare și de operațiuni. Ceea ce propunem este o analiză în detaliu a proceselor, urmată de o interconectare a aplicațiilor care sunt în prezent utilizate de o institituție, fie bancă, fie companie, și de o preluare automată a informațiilor din mai multe surse de date. Aceste informații sunt apoi centralizate și prezentate utilizatorilor într-o manieră prietenoasă, care permite luarea de decizii informate. Cred că dacă instituțiile de stat ar privi lucrurile din această perspectivă, ar avea mai mult succes încercarea de digitalizare cu care suntem anunțați de cel puțin zece ani încoace.”

Ce soluții de finanțare au business-urile antreprenoriale, cu acționariat 100% românesc, așa cum este și Allevo? Cât de facil considerați că este accesul la finanțare pentru IMM-uri?

Ioana Guiman: „Din păcate, în continuare poți primi ușor bani dacă ai bani. În experiența noastră o bancă poate acorda o linie de credit unei companii, dacă această companie are un istoric bun și trece cu succes etapa de due diligence, și dacă poate oferi garanții pentru banii pe care îi accesează ca împrumut. Aceste garanții de multe ori se cer sub formă de depozite colaterale (!), de garanții imobiliare sau bilete la ordin în alb de la asociați, prin care aceștia pot fi în orice moment executați personal de către bancă. Toate aceste condiții fac imposibil ca un startup să obțină bani pentru capital operațional în avans. În Europa și în România au existat și se anunță că vor mai exista și în continuare finanțări sub formă de grant. Acesta mi se pare un instrument foarte bun, pentru că primești o parte nerambursabilă de finanțare pe care o poți investi pentru a dezvolta un produs sau pentru a scala business-ul. De notat însă că orice finanțare vine și cu cheltuieli proprii și cu obligații. Noi avem acum în implementare un proiect foarte drag nouă, proiectul Whizzer, care este co-finanțat prin programul „SMEs Growth Romania”, prin EEA & Norway Grants, operat de Innnovation Norway Romania. Valoarea totală nerambursabilă este de EUR 420,000. Efortul de implementare nu este mic, iar suma de care beneficiam acoperă la limită parte din costurile de dezvoltare a produsului la care lucrăm.”

Sunteți beneficiar al programului EEA & Norway Grants, operat de Innovation Norway România. În ce constă mai exact grantul și cum susține planurile de dezvoltare ale Allevo?

Ioana Guiman: „Ne-am dorit foarte mult să folosim experiența acumulată în sectorul banking pentru automatizarea fluxurilor operaționale și financiare ale unei companii mici și mijlocii similare cu noi. Ce ne dorim este să creștem numărul de companii care au succes printr-o gestiune mai bună a fluxurilor financiare. Deși sună pompos, este o nevoie reală pe care o au companiile. Gândiți-vă că nu orice companie mică sau medie are un director financiar sau o aplicație complexă care să ofere toate informațiile de care un director general are nevoie pentru a lua cele mai bune decizii. De cele ai multe ori antreprenorii sunt cei care fac strategie, vând, angajează, urmăresc evoluția produsului și acoperă și rolul de director financiar.

Venim în ajutorul acestor antreprenori care au un business suficient de complex pentru a necesita automatizare, și ne referim aici la volum de operațiuni (câte plați, câte încasări, câte bănci partenere, câte valute), dar care nu dispun de resurse pentru a implementa o aplicație de la un furnizor mare de tehnologie. Pentru aceste companii preluăm automat extrasele de cont de la băncile partenere, le împărțim în tranzacții; preluăm informații despre plăți din sursele interne de date ale companiei și le reconciliăm cu datele de la bancă. Astfel împerechem facturi emise cu încasări, facturi primite de la furnizori cu plăți și putem arăta un raport cu obligații viitoare de plată și de încasare (accounts payable, accounts receivable). Acest raport ajută la estimarea fluxului de numerar în viitorul apropiat, și pe baza istoricului arătăm previziuni asupra evoluției fluxului de numerar și a lichidității. Pe baza bilanțului contabil întocmim și un draft de raport de balanță care este disponibil înainte ca balanța contabilă să fie încheiată. Acestea sunt informații esențiale pentru un antreprenor care trebuie să știe din timp pe ce bani se poate baza pentru a plăti facturi, salarii sau pentru a face investiții.”

Ați dezvoltat FinTPc, o aplicaţie de procesare de tranzacţii financiare. În ce constă și care sunt funcționalitășile aplicației? Cui este dedicată?

Ioana Guiman: „FinTPc automatizează fluxurile financiare ale unei companii și se instalează în infrastructura internă a acesteia. Față de proiectul Whizzer, care are ca rezultat o aplicație livrată ca serviciu din cloud, care oferă o unealtă de raportare pentru antreprenori și pentru directori financiari, FinTPc este o aplicație instalată local, customizată după cerințele specifice ale clientului, care integrează toate aplicațiile interne (HR, ERP etc) cu băncile partenere și permite inițierea de plăți simple, repetitive și multiple. De asemenea FinTPc centralizează informațiile financiare într-o singură aplicație și permite gestionarea mai multor entități dintr-un grup de companii. Aplicația beneficiază de mult mai multe funcționalități, este finalizată și deja în producție la clienți. Vă invităm la un demo de FinTPc pentru a vă arăta cum poate ajuta business-ul dvs în activitațile de zi cu zi.”

Cum se integreaza si cât de ușor se aliniază cu alte sisteme informatice deja implementate în organizație?

Ioana Guiman: „Bazându-ne pe experiența de integrare de sisteme bancare, ne-a fost ușor să integrăm și un sistem ERP față de un sistem back-office sau corebanking, mai multe bănci partenere, aplicații de resurse umane pentru informații despre plăți salariale, aplicații de facturare pentru informații despre plăți care au la bază o factură, informații despre popriri, taxe de toate tipurile și tot așa. Ideea de la care am pornit este că dorim ca un director financiar să nu mai lucreze cu toate aceste aplicații în paralel, ci să folosească o singură interfață pentru a gestiona toate tipurile de operațiuni pe care le execută. Bineînțeles, este mult mai eficient ca aceste informații să fie agregate, cu acces instant la totaluri pe cont, pe valută, pe bancă, cu posibilitatea de a aproba sume totale sau parțiale, cu mecanism de autorizare de tip 4 ochi etc. Este o aplicație ideală pentru companiile medii și mari și pentru grupurile de companii.”

Care sunt avantajele pentru organizații oferite de implementarea unor soluții de automatizare a fluxurilor financiare?

Ioana Guiman: „Cum spuneam și mai devreme, întocmirea manuală a unor rapoarte de tip spreadsheet nu înseamnă digitalizare. Orice informație introdusă manual prezintă risc de eroare. O greșeală nu este nicio rușine, suntem cu toții oameni, însă în procesele financiare informațiile trebuie să fie exacte, cu două zecimale. O balanță care se închide cu 0,10 în loc de zero nu este corectă. Investigarea cauzei care generează o astfel de eroare este costisitoare. Acesta ar fi numai unul dintre motivele pentru care o aplicație care agrega automat informațiile financiare și care, prin urmare, nu greșește este o variantă elegantă pentru niște procese esențiale pentru o companie.”


Despre Ioana Guiman:

Ioana face parte din echipa Allevo din 2003, însă din 2016  atribuțiile ei vizează crearea de strategii și noi oportunități de business în sectorul financiar. Anterior, ea a avut diverse poziții în cadrul companiei: software developer, solution designer, inginer de sistem, fiind întotdeauna deschisă spre găsirea de soluții adaptate problemelor și nevoilor fiecărui client. Ioana pune întotdeauna accentul pe excelență, atât în ceea ce privește produsele, cât și serviciile Allevo.


Ați ratat primele articole din seria „Dialogurile BusinessMark”? Le puteți citi aici: 

#dialogurileBusinessMark. Costin Baicu, Group CFO, DocProcess: “Experiența noastră indică faptul că zilele în care CFO-ul era responsabil sau pregătea doar situațiile financiare au dispărut de mult timp.”

#dialogurileBusinessMark. Daniel Buhazi, Ariston Thermo România: „În ciuda pandemiei, piața de construcții și-a păstrat un trend ascendent și a fost un context favorabil pentru noi”

#dialogurileBusinessMark. Gavin Bonner, Vice president – Genesis Property: „Anul pandemic a schimbat percepția și așteptările oamenilor de la biroul viitorului”

#dialogurileBusinessMark. Gabriela Alexandru, Michelin Central Europe: „Cu empatie, am încercat să răspundem la cât mai multe dintre nevoile angajaților, din sfera profesională sau personală”

#dialogurileBusinessMark. Roxana Abrașu, NNDKP: „Efectele pandemiei încep să se resimtă destul de puternic, întrucât în ultima perioadă solicitările privind reorganizarea activității și închiderea unor prezențe locale au fost preponderente”

#dialogurileBusinessMark. Ramona Bosînceanu, Eaton: „Când oamenii se simt mai în siguranță la locul de muncă decât în orice altă parte, înseamnă că toate eforturile noastre nu au fost în van”

#dialogurileBusinessMark. Luiza Müller, Orange România: „Acum, mai mult ca oricând, liderii trebuie să dea dovadă de reziliență, de empatie, de optimism pe care să îl insufle și echipelor lor”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Mihnea, First Bank: „Organizațiile au învățat că este esențial să mențină un parteneriat cu oamenii și o comunicare reală cu emoția din spatele acestor”

#dialogurileBusinessMark. Mirela Stere, Macromex: „Organizațiile sunt organisme vii, vulnerabile și oricât de bine ar fi procedurizate și monitorizate, angajații vor rămâne ca oxigenul pentru plămâni”

#dialogurileBusinessMark. Ana Krasovschi, Carrefour România: „În acest context dinamic, corporațiile deștepte, liderii deștepți vor fi cei care vor face lucrurile împreună cu oamenii, fără să le impună”

#dialogurileBusinessMark. Lavinia Răducu, Philip Morris Romania: „Coronavirusul este un profesor dur, de la care învățăm despre noi, despre compania în care lucrăm, despre cultura organizațională și despre oameni și omenire, în general”

#dialogurileBusinessMark. Ramona Puia, IKEA România: „Liderii trebuie să îşi cultive şi să îşi dezvolte agilitatea emoţională şi de afaceri pentru a putea conduce în vremuri nesigure”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Van den Bosch, Bombardier Transportation Romania: „Este important ca liderii să rămână la fel de aproape de echipele lor, ca atunci cand erau la birou. Să nu cadă în capcana micro-managementului”

#dialogurileBusinessMark. Florentina Greger, Zitec: „Oamenii au nevoie să simtă că nu sunt singuri în această luptă cu pandemia, că organizația le este aproape și îi pune pe primul loc în priorități”

#dialogurileBusinessMark. Andreea Voinea, BCR: „Atunci când cultura organizațională este recunoscută și însușită de toți colegii, lucrurile merg de la sine chiar și remote”

#dialogurileBusinessMark. Anca Grezov, Danone: „Nevoia de relaționare se resimte pe parcursul tuturor etapelor emoționale prin care trecem în munca de acasă”


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/