Elena Maloș, Baker Tilly Romania: „Mereu de interes: deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile”

Deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile (și în special a serviciilor intra-grup) continuă să reprezinte o temă predilectă în cadrul inspecțiilor fiscale.

Cheltuielile cu serviciile au implicații atât din punct de vedere al impozitului pe profit dar și din perspectiva impozitului cu reținere la sursă pe veniturile nerezidenților (e.g. servicii nedocumentate artificiale, caz în care prevederile convențiilor de evitare a dublei impuneri nu se pot aplica și se poate reține impozit pe veniturile nerezidenților în cotă de 10% sau 50%, dacă nu există instrumente de schimb de informații cu statul de rezidență a prestatorului de servicii) dar și din perspectiva TVA (serviciile nu sunt aferente operațiunilor taxabile, TVA nedeductibil). Foarte important de reținut este și faptul că pot apărea și implicații penale în cazurile de evaziune fiscală.

Cheltuieli de consultanță și management

Vechiul Cod Fiscal în vigoare până la 1 ianuarie 2016 avea prevederi mai rigide referitoare la deductibilitatea cheltuielilor: acestea erau deductibile doar dacă erau efectuate în vederea obținerii de venituri impozabile. În plus, existau cerințe suplimentare specifice pentru susținerea deductibilității cheltuielilor cu serviciile: i) să fie prestate în baza unui contract, ii) să existe documente care să justifice prestarea efectivă a acestor servicii (de exemplu rapoarte, corespondență, situații de lucrări, etc.) și iii) să existe dovada faptului că serviciile sunt necesare datorită specificului activității beneficiarului (acest beneficiar fiind compania din România, în cazul serviciilor intra-grup).

Începând cu 1 ianuarie 2016, noul Cod Fiscal vine cu o aparentă relaxare privind condițiile ce trebuie îndeplinite pentru susținerea cheltuielilor și, în special, a celor cu serviciile. Astfel, ca regulă generală, cheltuielile sunt deductibile dacă sunt efectuate pentru desfășurarea activității economice. Ar părea că s-a eliminat partea de documentare obligatorie a cheltuielilor cu serviciile, deoarece noua legislație fiscală nu mai include prevederi specifice pentru susținerea deductibilității acestor cheltuieli. Dar, doar ar părea…întrucât în practică, autoritățile fiscale au adoptat o abordare similară celei anterioare, solicitând dovada prestării efective a serviciilor. În plus, dacă înainte de 2016 inspectorii fiscali aveau tendința de verifica strict îndeplinirea condițiilor din legislație, după eliminarea acestora din lege, abordarea autorităților s-a dovedit în practică mult mai agresivă.

Singurele prevederi exprese prezente în noul Cod Fiscal și normele metodologice aferente se referă la deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile de administrare și conducere intra-grup, precum și la tranzacțiile calificate ca fiind artificiale, în cadrul cărora se fac plăți către o persoană situată în afara României.

Normele metodologice de aplicare ale art. 11 din noul Cod Fiscal păstrează la punctul 5 (13) prevederile  “celebrului” punct 41 din normele de aplicare ale art. 11 din vechiul Cod Fiscal, conform căruia „simpla existență a serviciilor în cadrul unui grup nu este suficientă, deoarece, ca regulă generală, persoanele independente plătesc doar serviciile care au fost prestate în fapt”.

Astfel de servicii pot fi deductibile la nivelul entităților afiliate, atâta timp cât acestea pot proba existența unui beneficiu propriu (liniile Directoare trasate de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică făcând referire la „test al beneficiilor”).

Astfel, și actuala legislație cere ca serviciile de consultanță și management intra-grup să nu aibă un caracter general, de care să beneficieze toate societățile din grup ca un tot unitar ci să fie efectiv prestate în beneficiul direct al companiei care suportă aceste cheltuieli și nu al grupului de firme din care face parte. În cadrul unei inspecții fiscale, inspectorii cer de multe ori unei companii ce beneficiază de astfel de servicii intra-grup să poată arăta că serviciile de management și consultanță primite de la grup:

  • aduc societății valoare economică sau financiară care să îi îmbunătățească poziția comercială;
  • ar fi fost achiziționate de o întreprindere independentă în circumstanțe similare sau ar fi realizat acea activitatea pentru ea însăși intern;
  • răspund unei nevoi specifice a companiei.
Dar cum se pot arăta toate acestea?

Este suficient ca reprezentantul societății să îi povestească în detaliu inspectorului fiscal modul în care compania a beneficiat direct și efectiv de serviciile de management și consultanță de la grup? Practica ne arată că nu este suficient doar atât.

Astfel, la fel cum era prevăzut și de către vechea legislație fiscală, companiile trebuie să documenteze aceste tranzacții nu doar din punct de vedere al formei (să prezinte rapoarte, contracte, situații de lucrări, etc.) ci și din punct de vedere al substanței economice, să arate cum au beneficiat direct și efectiv de serviciile de management și administrare intra-grup. Sunt des întâlnite cazurile în care în urma unei inspecții fiscale s-a refuzat deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile de management și consultanță intra-grup, dar nu pe motivul lipsei sau insuficienței documentelor justificative care să arate că serviciile au fost prestate ci datorită faptului că societatea nu a fost pregătită să demonstreze că serviciile au fost specifice pentru nevoile acesteia.

Conform noului Cod Fiscal, regulile de deductibilitate a cheltuielilor cu serviciile de consultanță și management ar părea mai relaxate, bineînțeles, dacă aceste cheltuieli sunt efectuate în scopul desfășurării activității economice.

Această relaxare ar fi fost deosebit de importantă, în special, pentru companiile românești parte din grupuri multinaționale care beneficiază de servicii de consultanță și management intra-grup. Nu de puține ori, reprezentanții companiilor românești și-au exprimat nemulțumirea că reprezentanții companiilor prestatoare de servicii din grup nu le pot pune la dispoziție documente justificative necesare pentru susținerea deductibilității acestor cheltuieli conform vechiului Cod Fiscal, deoarece legislațiile fiscale din țările furnizorilor sunt mult mai relaxate. Astfel, în cadrul inspecțiilor fiscale există discuții aprinse între inspectorii fiscali și reprezentanții companiilor, discuții având ca temă, de cele mai multe ori, serviciile intra-grup. Tot în practică, am observat că în timpul inspecției fiscale, inspectorii pot cere tot pachetul integral de documente justificative care să susțină deductibilitatea cheltuielilor cu serviciile intra-grup, inclusiv traducerea acestor documente dacă sunt furnizate într-o altă limbă decât limba română. Astfel, o pregătire preventivă din partea contribuabilului ar fi mai mult decât binevenită, deoarece de cele mai multe ori documentele nu se găsesc toate în același loc, sau nu există în format printat (varianta cea mai simplă), sau sunt pregătite într-o limbă străină și necesită traducere sau includ detalii tehnice care, indiferent de limba de prezentare, nu ajută identificarea beneficiului direct și specific al companiei din România. Așa cum am mai menționat, odată cu prevederile noului Cod Fiscal, mulți reprezentanți ai companiilor românești au considerat la o primă vedere că aceste servicii primite de la grup nu mai trebuie documentate, în special, dacă prestatorii de servicii sunt rezidenți în țări cu care Romania are încheiat un instrument juridic în baza căruia se realizează schimbul de informații (convenții de evitare a dublei impuneri și acorduri privind schimbul de informații în domeniul fiscal).

Nevoia de atenție pentru documentarea serviciilor și, în special, a celor de la furnizori nerezidenți intra-grup rezultă dintr-o dublă necesitate:

  • de susținere a deductibilității cheltuielilor cu serviciile din punct de vedere a impozitului pe profit și a TVA aferent;
  • de aplicare a prevederilor favorabile ale convențiilor de evitare a dublei impuneri (dacă este cazul).

În acest context, companiile românești ar trebui să-și analizeze nivelul cheltuielilor cu serviciile (și, în special, al celor cu serviciile de management și consultanță prestate de către nerezidenți) și să pregătească documente suport care să arate, în principiu, conținutul economic al tranzacțiilor. În plus, pentru tranzacțiile transfrontaliere ar trebui documentate inclusiv tranzacțiile neobișnuite. O operațiune neobișnuită ar putea fi documentată pentru a demonstra că este neobișnuită doar în contextul economic general al tranzacțiilor de pe piață, dar nu în sensul că se urmărește evitarea taxării în urma acestei tranzacții. De exemplu, o companie românească ce introduce un produs inovativ pe piața din România (de exemplu filme de tip “realitate virtuală”) poate contracta servicii de management și marketing de la un furnizor nerezident (inclusiv de la un furnizor din cadrul aceluiași grup de companii) pentru furnizarea de servicii de management și marketing de înaltă specializare; necesitatea acestor servicii de înaltă specializare rezultă cu evidență din specificul produsului pe care compania și-a propus și reușește să îl implementeze în România.

Această documentare a conținutului economic ar trebui să aibă un caracter constant la nivelul companiilor românești și nu doar atunci când inspectorii fiscali își anunță vizita.

Concluzie

Ceea ce a părut inițial o renunțare la documentarea cheltuielilor cu serviciile în vederea susținerii deductibilității lor, este în esență doar renunțarea la niște prevederi fiscale exprese referitoare la documente.

Acum practic o companie românească își poate organiza într-un mod mai flexibil documentele suport pentru susținerea deductibilității cheltuielilor cu serviciile, dar, la fel ca înainte, aceste cheltuieli trebuie foarte bine documentate pentru a evita eventuale discuțiile în contradictoriu cu autoritățile fiscale, precum și negarea deductibilității acestor cheltuieli în cazul unei inspecții fiscale. Situația este cu atât mai sensibilă pentru companiile românești care primesc servicii de management și consultanță de la firme nerezidente din grup. Acești contribuabili trebuie să documenteze substanța economică a tranzacțiilor cu nerezidenții, precum și caracterul “neobișnuit” al tranzacțiilor pentru a demonstra că sunt deosebite doar prin raportarea față de activitățile desfășurate în mod curent de către companii și nu au fost puse în practică cu scopul de a obține avantaje fiscale.

In lipsa unui mod general acceptat de documentare a acestor servicii, documentele respective trebuie personalizate în funcție de specificul fiecărei companii în parte în vederea susținerii necesității serviciilor și efectiva lor prestare în beneficiul companiei.

Menționăm că susținerea conținutului economic este deosebit de important deoarece riscului de nedeductibilitate a cheltuielilor cu serviciile i se adaugă și riscul de recalificare a tranzacțiilor precum și cel de neaplicare a prevederilor favorabile ale convențiilor de evitare a dublei impuneri în cazul tranzacțiilor transfrontaliere, culminând cu riscul unor acuzații penale. Considerăm că, din punct de vedere a susținerii deductibilității cheltuielilor cu serviciile, vigilența contribuabililor trebuie să acopere, atât faza de planificare a tranzacțiilor, cât și tranzacțiile deja existente.


 

 

 

 

 

Material de opinie semnat de Elena Maloș, Tax Manager, Baker Tilly Romania.

Elena s-a alăturat echipei Baker Tilly în 2019 și are o experiență îndelungată în domeniul taxelor directe. Elena a lucrat anterior predominant în firme de consultanță BIG 4 , atât în România, cât și în strainătate.

Cu o vastă expunere în domeniul fiscal, Elena a câștigat expertiză în diferite industrii, cum ar fi manufactura, retail, automotive, energie, IT și construcții.

A fost implicată în acordarea de consultanță fiscală conform legislației domestice și internațională, planificare si optimizare fiscală incluzând jurisdicții diferite (e.g.divizări, transferuri de activitate), asistență fiscală pentru fuziuni și achiziții, asistență în cadrul inspecțiilor fiscale, precum și servicii de conformitate și revizuire fiscală.

Elena deține diplome distincte de taxare internațională (ADIT) pentru principii generale de taxare internațională și prețuri de transfer, fiind înscrisă pentru obținerea diplomei de taxare internațională la nivel UE. Elena este consultant fiscal autorizat.


Citește și:

Studiu EY: Liderii financiari își regândesc atribuțiile odată cu noua realitate operațională

EY Future Consumer Index: Pandemia accelerează schimbările din comportamentul consumatorilor: mutarea în afara orașelor, cumpărăturile online, importanța acordată sănătății, prețurilor accesibile și sustenabilității

Emanuel Bondalici, Reff & Asociații | Deloitte Legal: Dispoziția de măsuri – o practică discutabilă în contextul controalelor antifraudă?

Studiu Deloitte: Posibilitatea de a lucra de acasă reduce nivelul de stres pentru Generațiile Millennials și Z

Nilanjan Nag & Diana Vlad, PKF Finconta: Noile orientări OCDE privind implicațiile prețurilor de transfer în contextul pandemiei COVID-19

Studiu Deloitte: jucătorii din sectorul imobiliar comercial din România vor căuta să încheie contracte pentru perioade mai scurte în viitor

Studiu EY România: Angajații români doresc un program de lucru mai flexibil, iar instabilitatea pieței muncii îi determină să nu își schimbe angajatorul

Riscurile fiscale în industria financiar-bancară sunt în creștere. Ce soluții există?

Studiu Deloitte: Directorii financiari din România sunt mai optimiști decât în 2020, dar rămân concentrați pe reducerea costurilor

Florentina Șușnea, PKF Finconta: „Afacerile de familie și cheia succesului ieșirii din criză”


Dați-ne un follow, pentru a rămâne la curent cu toate noutățile privind evenimentele organizate de BusinessMark:

➡️ www.facebook.com/BusinessMark/
➡️ www.linkedin.com/company/businessmark
➡️ www.instagram.com/business.mark/
➡️ blog.business-mark.ro
➡️ business-mark.ro/


Sursă foto: Pexels.com